本文介绍利用 IBM Workplace Forms Integrator 发布和管理电子表单。IBM Workplace Forms Integrator 让您将 IBM Workplace Forms 与 WebSphere Portal Document Manager 一起使用，它利用 IBM Workplace Services Express 和 IBM WebSphere Portal 将 XFDL 表单发布到 Portal Document Manager portlet 中。

[编者注：IBM Workplace Forms Integrator 在本文发表之时还不能从 IBM Workplace Solutions Catalog 下载。但是有望很快可以下载，所以请不久后再次查看 IBM Workplace Solutions Catalog。]

IBM Workplace Forms Integrator 2.5 允许 IBM Workplace Services Express 2.5.1 和 IBM WebSphere Portal 5.1.0.2 用户容易地向 WebSphere Portal Document Manager（本文中简称为 Document Manager）提交新电子表单。Workplace Forms Integrator 是发布为服务器插件的一个 portlets 和 servlets 的集合，它允许 WebSphere Portal 和 Workplace Services Express 用户将电子表单导入到他们的应用程序中。Workplace Forms Integrator 可从 IBM Workplace Solutions Catalog 下载得到。

提交到 Document Manager 的电子表单像任何其他文档一样地进行管理。您可以在 Document Manager 中对电子表单进行编辑、创建版本和控制访问权限，就像可以对任何其他文本所做的一样。

本文展示如何在 Document Manager 环境中使用 Workplace Forms Integrator 来创建、管理和提交电子表单。在本文中，我们使用 Workplace Services Express 作为运行 Document Manager portlet 的环境。WebSphere Portal 中的行为和 UI 与 Workplace Services Express 中的相同。要概要了解 Workplace Forms 产品，请参阅白皮书 “Overview of IBM Workplace Forms”。

本文针对的是 WebSphere Portal、Workplace Services Express 和 Workplace Forms 用户，不需要编程经验。但是熟悉 WebSphere Portal、Workplace Services Express 和 Workplace Forms 概念是有帮助的。

作为例子，本文使用与 Workplace Forms Designer 2.5 一起发布的示例 Purchase Order 电子表单。您可以从本文下载该示例电子表单。概括来说，本文中将完成以下任务：

• 创建一个新的电子表单模板
• 确保电子表单可以发布到 Document Manager portlet
• 将电子表单发布到 Document Manager portlet
• 在 Document Manager portlet 中打开电子表单
• 提交新的电子表单

前提条件

对于本例来说，需要以下环境：

• IBM Workplace Services Express 2.5.1 或 IBM WebSphere Portal 5.1.0.2
• IBM Workplace Forms 2.5 Viewer、IBM Workplace Forms 2.5 Designer 和 IBM Workplace Forms 2.5 Server API
• IBM Workplace Forms Integration Kit（用于 Workplace Services Express 的 WFEServerSetupWin32.exe 或用于 WebSphere Portal 的 WFEv51ServerSetupWin32.exe）

访问 IBM Workplace Solutions Catalog 下载 Workplace Forms Integration Kit 和文档。

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创建新的电子表单模板

在开始之前，您需要一个电子表单模板。我们提供一个用 Workplace Forms Designer 2.5 创建的电子表单模板，以便您可以将精力集中于 Workplace Forms 与 Document Manager 之间的集成。有关如何使用 Workplace Forms Designer 创建电子表单的更多信息，请参阅可从 developerWorks Workplace Forms 产品文档 页面得到的 Workplace Forms Designer Getting Started Guide 2.5。

对 Workplace Forms Integrator 的惟一要求是，电子表单模板至少要包含一个提交按钮（<type>done</type>），需要具有一个本文稍后将展示的 <url> 标记。现在，图 1 展示了该示例电子表单，它是用 Workplace Forms Designer 创建的，您可以下载得到。

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确保电子表单可以发布到 Document Manager portlet

在为本文下载了示例电子表单 (por.xfdl) 之后，用 Workplace Forms Designer 打开它。确保电子表单满足要求，即它必须至少包含一个提交按钮，其中带有一个为 Workplace Forms Integrator 配置的 <url> 标记。

要编辑或查看电子表单上的按钮背后的 XML，选择按钮，然后选择 View - Code View - Selected Item。接下来，进入按钮背后的 XML（也确保它是一个提交按钮 <type>done</type>）。

<url>
<ae compute="global.global.wfx:url"></ae>
</url>

注意：在电子表单模板发布到服务器（下一步将进行描述）之后，该 URL 值包含一个完整的 URL。

在保存文件并确保它包含一个按钮和 <url> 标记，就可以将它发布到 Document Manager 了。

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将电子表单发布到 Document Manager portlet

当安装 Workplace Forms Integrator 时，它会向 Workplace Forms Designer Tools 菜单添加一个新的菜单项 "Publish to Document Library"，用于将电子表单发布到 Document Manager。

1. 在 Workplace Forms Designer 中，选择 Tools - "Publish to document library"。
   
   注意：如果未看到该菜单项，请参考系统安装程序（安装之后，可在服务器上的 Program Files\IBM\IBM Workplace Forms 2.5 Integrator for WebSphere Portal 5.1\Designer Extension 目录找到 EXE 文件。
   
   
2. "Publish to Document Library" 对话框向您提示发布电子表单时使用的参数（见图 2）：
   • 输入 Workplace Services Express 或 WebSphere Portal 服务器名，例如 forms.ibm.com。
   • 输入服务器端口号；默认值通常是 9081。
   • 输入允许向 Document Manager 添加新文档的人的用户名和密码。这个人必须在 Workplace Services Express（或 WebSphere Portal）的默认 Document Manager 文档库中具有写权限，或者必须是 wpsadmins 组的成员。
   • 输入用于存储新电子表单的文件夹名称。在我们的例子中，我们使用 Purchase Orders。
   • 输入将要发布的新电子表单的文件名。默认值是您选择 "Publish to document library" 时打开的电子表单，在本例中是 por.xfdl。
   • 单击 Publish 将电子表单发布到服务器上。如果发布失败，将会得到一个对话框，说电子表单发布失败。

将一个版本发布到 Document Manager portlet

如果修改 Purchase Orders 电子表单的设计，就可以发布 por.xfdl 电子表单的一个新版本。在发布 Purchase Orders 电子表单的新版本之前，请咨询系统管理员，确保默认的 Document Manager 文档库中启用了版本控制，但没有启用工作流。

1. 在 Workplace Forms Designer 中，打开 Purchase Orders 电子表单 (por.xfdl)。
2. 要修改电子表单名称，双击 Product Request Form 标签。
3. 在 Label Contents 域输入一个新的名称，然后单击 OK。
4. 保存更改。
5. 选择 Tools - "Publish to document library"，并遵循前面完成 "Publish to Document Library" 对话框的步骤，但有以下几点不同：
   • 不要修改文件名。
   • 选择 "Make this as a version" 选项。
6. 单击 Publish。
7. 当警告对话框显示改写现有电子表单时单击 OK。

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在 Document Manager portlet 中打开电子表单

打开浏览器并转到 http://yourhost:9081/lwp/workplace（如果使用 Workplace Services Express 的话）或 http://yourhost:9081/wps/portal（如果使用 WebSphere Portal 的话）。使用用于发布电子表单的用户名和密码进行登录。

选择 IBM Workplace Forms 选项卡以打开 Document Manager portlet（电子表单已经发布到这里）。Workplace Forms Integrator 为您创建了该选项卡。如果未看到该选项卡，请使用页面选项卡左边的箭头导航到该选项卡。

在单击 IBM Workplace Forms 选项卡之后，打开 Purchase Orders 文件夹（见图 3）以找到 por.xfdl。

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限制对电子表单的访问

接下来，修改 Purchase Orders 文件夹上的访问控制，以便只有您指定的用户对您发布的电子表单具有访问权限。选择 Purchase Orders 文件夹，然后单击 Folder Actions 按钮并从菜单选择 "Set Access to This Folder"。

在 Resource Permissions 页面上（见图 4），修改 Editor 角色。首先，为该角色删除默认设置。为该角色取消选择 Allow Inheritance。单击 OK，再单击 Done，保存所作的更改。

添加用户到有关对您发布的电子表单具有访问权限的 Editor 角色。如果启用了工作流，则添加 wpsDocReviewer 组以便这些用户可以看到提交的电子表单在 Pending Drafts 文件夹中等待批准。单击 Folder Actions，然后再次选择 "Set Access to This Folder"。单击针对 Editor 角色的铅笔图标，然后单击 Add。

在 Resource Permissions 页面上，搜索您想要添加的用户，然后选择每一个这样的用户。单击 OK 和 Done，然后再次单击 OK 和 Done，保存更改。

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提交新电子表单

在选择发布的电子表单之后，您会在 Workplace Forms Viewer 中看到该电子表单（见图 5），这样就快完成了。电子表单通过给您有关格式、所需的域等方面的反馈信息，指导您完成它的发布。有关 Workplace Forms Viewer 的更多信息，请参阅 developerWorks Workplace Forms 产品文档 页面上的 Workplace Forms Viewer User's Manual 2.5。

注意：如果用户不能在 Document Manager 中看到电子表单，那么 Workplace Forms Viewer 就没有正确地安装在他们的桌面上。有两种安装 Workplace Forms Viewer 的方式。第一种方式是，Workplace Forms Integrator 在 IBM Workplace Forms 页面上的 Document Manager portlet 上包含一个 Get Viewer portlet。如果适当地配置，并且 Workplace Forms Viewer 还没有安装在用户的机器上，那么可以得到该 portlet 并允许用户安装它。第二种方式是，为用户提供了 Workplace Forms Viewer 的安装程序。

将数据输入电子表单的域中，然后单击 Submit。提交电子表单之后，您会在 Workplace Forms Viewer 中接收到一条消息："Form is submitted successfully"。

您可以转到 Submitted Forms 文件夹去查看新的电子表单。单击 Back to folder 链接，然后单击 Submitted Forms 文件夹。在 Submitted Forms 文件夹中，您可以看到刚才提交的电子表单（见图 6）。

您可以选择提交的电子表单 por(submitted).xfdl 以查看它的内容。

提交多签名的电子表单

每当您提交一个电子表单，该电子表单只对您和批准您的电子表单的用户可见，如果启用工作流的话。但是，如果提交的是多签名的电子表单，被给予您提交的电子表单的访问权限的第二个用户可以查看和修改该电子表单。

我们假设您是提交多签名电子表单的第一个用户。在您提交电子表单后，具有设置访问控制权限的用户将第二个用户添加到电子表单的访问控制中的 Editor 角色。现在第二个用户可以看到您提交的第一个电子表单了。第二个用户打开电子表单，添加一些数据，签署电子表单，然后提交。第二个提交的电子表单改写第一个提交的电子表单。

要看到这是如何工作的，需执行以下步骤。

1. 选择 Purchase Orders 文件夹并打开 Purchase Order 电子表单。
2. 在电子表单中输入数据，单击 Buyer’s signature 按钮，然后选择 Submit。
3. 作为具有设置访问控制权限的用户（例如 wpsadmins 组的成员）登录到 Workplace Services Express 或 WebSphere Portal。
4. 选择 IBM Workplace Forms 选项卡。
5. 打开 Purchase Orders 文件夹，然后打开 Submitted Forms 文件夹。
6. 打开 Purchase Order 电子表单 (por.xfdl) 并单击 More Actions 按钮，然后选择 Set Access。
7. 要将第二个用户添加到提交的电子表单，可单击 Editor 角色的铅笔图标，然后单击 Add。
8. 搜索您想要添加的用户。在 Search for Users and Groups 列表中选择用户。
9. 在 Search by 下拉列表中选择给定名称，然后在 Search 文本域中输入搜索条件。
10. 单击 Search 按钮。
11. 选择用户的姓名。
12. 单击 OK，然后单击 Done，保存更改。
13. 再次单击 OK 和 Done。
14. 单击 Back to folder 链接并退出。

既然为电子表单设置了访问控制，就可以开始测试更改了。

1. 作为您选择的第二个用户登录到 Workplace Services Express 或 WebSphere Portal。
2. 打开 Purchase Orders 文件夹。
3. 打开 Submitted Forms 文件夹，然后打开提交的 Purchase Order 电子表单。
4. 将数据输入电子表单。
5. 单击 Retailer signature 按钮，然后选择 Submit。
6. 单击 Back to folder 链接。如果启用了工作流，那么第一个提交的电子表单将显示在 Submitted Forms 文件夹中，并带有一个锁图标，第二个提交的电子表单显示在 Pending Drafts 文件夹中，也带有一个锁图标。当第二个提交的电子表单被批准后，它就会改写第一个提交的电子表单。
7. 打开提交的电子表单。注意，电子表单现在包含第一个和第二个用户的数据。

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工作流

工作流是一个简单的批准和拒绝表单的过程。如果系统管理员启用了工作流，表单首先为批准而显示在 Pending Drafts 文件夹中（见图 7）。（该文件夹在 Document Manager 中叫做 Submitted Drafts。）只有是 wpsDocReviewer 组成员的用户才可以批准和拒绝表单。

当您发布 por.xfdl 电子表单时，它显示在 Pending Drafts 文件夹中。当电子表单被批准后，它就移动到该电子表单首次发布时创建的主文件夹。在本例中，它移动到 Purchase Orders 文件夹。

当您提交 por.xfdl 电子表单时，它显示在 Pending Drafts 文件夹中。当提交的电子表单被批准后，它就移动到 Submitted Forms 文件夹。

如果您发布或提交的 por.xfdl 电子表单被拒绝了，它就会移动到 Pending Drafts 文件夹，并且不再对批准它的用户可见。因为没有用于重新提交电子表单的机制，所以，您需要删除该电子表单或者发布或提交一个新的电子表单。

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结束语

本文展示了如何利用 Workplace Forms Integrator 的优势来在 WebSphere Portal Document Manager 中使用 Workplace Forms。您可以使用该过程来在 Document Manager 中发布和管理自己的电子表单。在您发布电子表单之后，您的用户可以重复地提交一直存储在 Document Manager 中的电子表单，使得以后可以在 Workplace Forms Viewer 中呈现和编辑它，以及在 Document Manager 中控制版本和访问权限。